Administrative Assistant – Dakar

Sous la direction et la supervision du spécialiste de l’ombudsman, l’adjoint administratif fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standard garantissant la haute qualité et l’exactitude du travail. L’adjointe administrative favorise une approche client, qualité et axée sur les résultats.

L’assistant administratif doit obtenir des résultats en termes de capacités opérationnelles, procédurales et techniques. Notre bureau est à la recherche d’une personne ayant des compétences organisationnelles, analytique et capable de gérer des tâches routinières à complexes avec dévouement.

Position Purpose

Résumé des fonctions clés:

• Mise en place de stratégies opérationnelles
• Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité
• Appui aux services administratifs et logistiques
• Support à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs
• Appui au renforcement des connaissances et au partage des connaissances

Impact of Results

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité du bureau. Une présentation précise des informations renforce la capacité du bureau et promeut l’image du bureau en tant que contributeur efficace au développement du lieu de travail.

Key Duties and Accountabilities

1.) Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU / PNUD.
• Fourniture de contributions à la préparation des plans de travail de l’équipe administrative axés sur les résultats.

2.) Assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

• Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, agir en tant qu’interprète si nécessaire et / ou rédiger des procès-verbaux.
• Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, de discours, d’informations de base et de documentation pour les réunions et les missions.
• Aider à la préparation de la correspondance et du matériel d’information et coordonne la distribution du rapport annuel ou d’autres documents de communication.
• Traduction de correspondances simples, si nécessaire.

3.)  Assure un appui administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Reçoit les employés et examine toute la correspondance entrante ; priorise la correspondance nécessitant une action urgente.
• Gère un système de classement de la correspondance et assure le suivi pour assurer des réponses rapides aux requêtes des appelants.
• Tient à jour le calendrier des rendez-vous du spécialiste de l’Ombudsman conformément à ses horaires et engagements en stricte conformité avec le besoin de confidentialité.
• Aider à préserver la confidentialité de toutes les informations échangées et conservées par le Bureau, y compris l’élimination appropriée des documents confidentiels
• Aider avec l’entrée de données dans la base de données de gestion des cas de l’Unité.
• Rôle d’un acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage.
• Appui à l’organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation des RFQ, ITB ou documents RFP, réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des PO.
• Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents.
• Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites. Communique avec les organisateurs de réunions / bureaux de pays en face à face et virtuels pour la logistique des voyages et la configuration de l’itinéraire. Aider le coordinateur de la formation à organiser le matériel de formation et les webinaires.
• Collecte d’informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l’organisation de services communs.
• Organisation du transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance.
• Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation d’essence, mise à jour et entretien du rapport d’historique du véhicule.
• Gardien pour la gestion des fournitures de bureau, y compris le maintien de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution.
• Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.
• Extraction de données de diverses sources.
• Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes ; préparation de graphiques, tableaux et rapports statistiques.
• Suivi des délais, engagements pris, actions entreprises et coordination de la collecte et remise des rapports au chef d’unité.
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions / exigences financières.
• Coordonner avec les bureaux et le siège pour collaborer sur des projets et assurer l’échange d’informations.

4.) Fournit un appui à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Tenue de registres sur la gestion des actifs, préparation de rapports.
• Maintenance des fichiers et des enregistrements relatifs à la maintenance du bureau
• Appui à l’entretien des locaux communs et des services communs

5.) Soutenir le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le bureau pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation à la formation du personnel des opérations / projets sur l’administration.
• Des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

The incumbent performs other duties within their functional profile as deemed necessary for the efficient functioning of the Office and the Organization

Supervisory/Managerial Responsibilities: None

Compétences de base

• Démontrer / sauvegarder l’éthique et l’intégrité
• Démontrer des connaissances organisationnelles et un bon jugement
• Développement personnel, prise d’initiative
• Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe
• Faciliter et encourager une communication ouverte dans l’équipe, communiquer efficacement
• Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi
• Gérer les conflits
• Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres. La promotion de l’apprentissage et de la gestion / partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel.
• Prise de décision éclairée et transparente
• Programme de certification des achats du PNUD